一、建设背景

    机关单位的文件管理、使用、存取、借阅、运转和统计等工作一直是一项重要工作，随着信息时代的到来，计算机和网络技术逐渐应用到了机关单位的办公中，但文秘、保密、档案管理等部门所有文件、公文的收发登记、存取和管理等工作主要还是通过手工模式来进行，即手工登记、手工签收、手工查找和统计以及制作各种报表等。这种以人力为主、手工处理的工作方式不仅使文件及公文的管理效率明显降低，还不断暴露出一些问题。机关单位迫切需要建立一套智能文件管理系统，实现以设备自动记录为主，人工监控为辅的操作和管理模式，并严格进行人员身份和权限的管理和验证，从而减轻文件管办人员的工作负担，规范文件及公文管理流程，提升文件及公文运转效率和管理水平。

二、功能介绍

1、精准管理

    能够对文件、文件盒及文件资料等物品实现集中、统一和精准管理；实现文件基本信息的电子化登记，便于信息存储、统计、查询利用以及办结处理等。系统采用指纹识别技术登录，利用条码对文件流转交换信息进行集中管理，利用网络、指纹身份识别等技术对所有工作人员投递的文件进行全过程追踪，能够对智能文件柜中的远端文件进行实时在位监管，远程精准定位监控文件状况，实现远程无人值守监管；

2、 自动盘点

    系统对文件资料进行全寿命周期管理，后台自动记录文件的借用与归还日志；支持网络化的查找与定位，提高工作效率；系统支持对文件资料进行自动盘点，并生成相关统计数据；

3、文件分发

    分发管理子系统可使文件管理单位的文件管理运行体系更为系统化、自动化、科学化；同时，以文件的归档、保存、维护、分发、借阅为主线来驱动的文件管理流程将更为高效、便捷；

4、 多级管理

    系统由网络管理平台及后端管理设备组成的多级管理平台实现多级分级管理，有效解决大型复杂信息系统的大规模监管问题。

5、分布式存储

    系统采用可靠的现场总线作为内部总线，在接入网络的任意地点，只需一台通过相应管理权限认可的计算机即可实现对文件的远程分布式存储管理与监控；

6、智能识别

    利用射频、指纹和条码等识别技术对文件的存取进行有效管理；

7、追溯分析

    自动记录文件的存取日志、系统日志、报警日志和存取实时录像，便于追溯；可以方便快捷地进行查询、统计并生成各类报表，便于管理分析；

8、自助存取

    取出文件时取件人员到控制柜前，在界面上点击“取文件”按钮，并按下自己的指纹进行验证，当只有一件文件属于取物人员时，存放该文件的对应箱门自动打开；当一人有多件文件时，需要在弹出界面上选择自己想要取出的文件即可；

9、实时查询

    管理人员可以通过内部网络对被监管文件的所属单位、使用者、设备名称、存储位置、在位情况、使用情况以及历史信息等进行实时查询和管理；

10、丢失报警

    当文件监管现场发生违规进入，或发生违规取档、超时未归还、文件丢失、人为破坏系统、长时间无市电输入等报警事件时，系统会立即报警，报警方式主要有声光报警、短信报警、网络上报中心报警等；

三、系统特点

1、安全高效

    采用指纹及RFID物联网技术，实现高可靠性的识别和验证，保证验证唯一性和不可替代性；全自动记录存取文件（盒）的每一步操作过程，存取可追溯；智能联动短信、语音、警报、监控系统等多种报警方式；UPS断电保护，完全断电后可通过双人双锁紧急取物或通过手工控制取文件；

2、精细管理

    海量查找文件，快速准确；文件智能化管理，全程跟踪定位；采用条码和射频识别技术，实现文件一对一精细化管理；

3、操作简便

    主控柜触摸屏人机界面简洁易用，每一步操作均有智能语音提示，手指轻点几下即可完成文件取用；归还文件时, 扫描文件条码并通过验证后自动打开箱门进行快速归还；查询配置系统基于网页端访问，使用IE浏览器即可实时查询文件在位情况、系统状态和报警日志，打印各种统计报表，配置文件的使用人员、存储位置、使用时段及时间限制；

4、稳定可靠

    全钢结构柜体，坚实牢固；军工级品质，质量可靠，性能稳定；后台数据库定期自动备份，确保数据安全；

四、总结

    智能档案管理系统适用于机关文件、文秘、保密、档案等文件档案管理单位和场所，系统有利于整合管控文件及公文信息资源，实现统用统管；有利于利用信息技术管控文件资料，及时掌握文件动态，快速了解和处理突发事件，防范于未然，把控文件分发、管理及安全保密业务工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于节约成本、节约人力，降低工作量，提高文件分发、管理及保密工作效率，提升安全保密防范能力和信息化建设水平。