一、建设背景

    部队的文件管理、使用、存取、借阅、运转和统计等工作一直是一项重要工作，随着信息时代的到来，计算机和网络技术逐渐应用到了部队的办公中，但文秘、保密、档案管理等部门所有文件、收发登记、存取和管理等工作主要还是通过手工模式来进行，即手工登记、手工签收、手工查找和统计以及制作各种报表等。这种以人工为主、手工处理的工作方式不仅使文件的管理效率明显降低，还不断暴露出一些问题。

二、文件管理中存在的问题

1、内部涉密文件被非法带出

    内部人员有意或无意将涉密文件带出营区，无法及时发现，导致泄密，无法追查泄密渠道，无法确定责任人。

2、领用出去文件无法追踪管理

    领用出去的涉密文件无法追踪管理，无法一一对应回收、销毁，往往出现露件、替换件现象。

3、文件查找难

    文件堆中手工寻找某一份文件是非常耗时的。管理员通过印在文件箱上号码搜索文件，而文件可能会放置在错误的文件箱里，或已被他人取走，这又增加了搜索的难度。

三、功能介绍

1、精准管理

    能够对文件、文件盒及文件资料等物品实现集中、统一和精准管理；实现文件基本信息的电子化登记，便于信息存储、统计、查询利用以及办结处理等。系统采用指纹识别技术登录，利用条码对文件流转交换信息进行集中管理，利用网络、指纹身份识别等技术对所有工作人员投递的文件进行全过程追踪，能够对智能文件柜中的远端文件进行实时在位监管，远程精准定位监控文件状况，实现远程无人值守监管。

2、自动盘点

    系统对文件资料进行全寿命周期管理，后台自动记录文件的借用与归还日志；支持网络化的查找与定位，提高工作效率；系统支持对文件资料进行自动盘点，并生成相关统计数据。

3、多级管理

    系统由网络管理平台及后端管理设备组成的多级管理平台实现多级分级管理，有效解决大型复杂信息系统的大规模监管问题。

4、智能识别

    利用射频、指纹和条码等识别技术对文件的存取进行有效管理；

5、安全防范

    坚固的全钢结构柜体，红外探测、视频监控、门禁检测和震动传感等多种探测手段以及现场声光、安防联动、短信通知等多种报警方式，能有效阻止非法入侵；

6、实时查询

    管理人员可以通过内部网络对被监管文件的所属单位、使用者、设备名称、存储位置、在位情况、使用情况以及历史信息等进行实时查询和管理。

四、系统特点

R    FID技术作为非接触式自动识别技术的代表，它对人工干预需求极小，可以独立完成对人或对物品的自动识别，在识别的过程中获取对象的相关数据信息。相比较传统的识别技术而言，RFID技术实现了对动态物体以及多个标签的识别，而且该技术的应用领域广泛。基本替代传统的条形码标签，这也是智能文件管理进步的一大表现。

1、安全性高

    文件管理是非接触式的数据传送，在传递内容方面可以通过设置密码进行保护，使得传递的内容不会出现盗取和篡改的风险。

2、多个标签信息采集

    较之传统设备一次扫描一个标签的情况，RFID可以实现同时多个标签的扫描，这样可以大大提高文件的管理效率。

3、生命周期长

    RFID技术的防撞性好、防污染性高。它可以高效地预防使用过程中出现的水、油等化学性的浸污，而传统的文件管理在防范污染上无法进行实现。

4、工作量大

    可以轻易地穿透物质来进行数据信息的交换传递，而且数据的承载量巨大，可以很好地解决物品资料传送量的需求。

五、总结

    智能文件管理系统利于整合管控文件及公文信息资源，实现统用统管；有利于利用信息技术管控文件资料，及时掌握文件动态，快速了解和处理突发事件，防范于未然，把控文件分发、管理及安全保密业务工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于节约成本、节约人力，降低工作量，提高文件分发、管理及保密工作效率，提升部队安全保密防范能力和信息化建设水平。